Отпуск: разговор по душам. Все тонкости оформления

Автор материала: Антипина Наталья

HR-специалист

«Хочу в отпуск!» - эта мысль периодически возникает в голове каждого из нас! Сразу чье-то воображение начинает рисовать картины солнечных пляжей с зелеными пальмами, кому-то идеальным кажется отпуск в домике в деревне, где утром заливисто кричат петухи, другие связывают отпуск с открытием новых мест и стран: незабываемые впечатления от знакомства с новой культурой, архитектурой, людьми. Ожидание отпуска всегда приятно и волнительно. Теперь остается вырваться с работы, сложить любимые вещи в чемодан и отправиться в путь!

Вот про «вырваться с работы» я и хочу уточнить у сотрудника отдела кадров.

- Скажите, когда у меня возникает право на отпуск?

- В оплачиваемый отпуск вы можете пойти, проработав шесть месяцев в своей организации.

- А можно пойти в отпуск пораньше?

- Да, бывают случаи, когда вы можете пойти в оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев. Но все это делается по согласованию с работодателем. Есть категории сотрудников, которым нельзя, в принципе, отказать в отпуске, несмотря на то, что его непрерывный стаж менее шести месяцев, это:

  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него,
  • работники в возрасте до 18 лет,
  • сотрудники, которые усыновили ребенка в возрасте до 3 месяцев.

- Сколько мне полагается дней отпуска? И можно ли его разделить на части, как удобно мне?

- В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в количестве 28 календарных дней в году. Период исчисления стажа для предоставления отпуска начинается с даты трудоустройства сотрудника, поэтому у каждого работника свой период отпуска. Это следует учитывать при составлении графика отпусков.
Следует отметить, что в эти 28 календарных дней не входят дни праздников и дни болезни. И при написании заявления на отпуск, например, на 28 календарных дней в марте, не удивляйтесь, что в приказе по датам будет 29 дней, так как 8 марта не включается в календарные дни отпуска.

Современный ритм жизни не всегда дает нам возможность использовать полный отпуск сразу и выпасть из рабочего процесса на целый месяц. Но закон предоставляем возможность разделить отпуск на части. При этом одна его часть должна составлять не менее 14 дней.

- Что такое «график отпусков», для чего его составляют?

Очередность предоставления работникам отпусков за второй и последующие годы работы регламентируется/устанавливается графиком отпусков. Каждый год во всех больших и маленьких организациях происходит приятная суматоха и волнение, когда сотрудник отдела кадров просит предоставить даты отпуска на следующий год!

Кто-то бросается к сайтам туристических агентств, кто-то звонит родным и близким, пытаясь синхронизировать свой отпуск с ними, кто-то вообще не представляет какие даты написать. Но график отпусков в любой организации должен быть составлен и утвержден не позднее, чем за две недели до начала календарного года. И по нему организация будет жить весь следующий год. Конечно, при необходимости в течение года график предоставления отпусков может корректироваться, но чем точнее и правильнее мы спланируем график отпусков, тем меньше будет занимать времени и сил согласование различных переносов. Поэтому при составлении графика отпусков учитываются не только особенности работы организации, мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (если такая есть в организации), но и пожелания работников.

График отпусков является обязательным документом как для работника, так и для работодателя. Для работника это возможность заранее на год вперед спланировать свое время отдыха, а для работодателя это возможность исполнить свои обязанности перед работником: вовремя оформить отпуск и выплатить работнику отпускные за три дня до начала отпуска!

В зависимости от особенностей работы организации, иногда возникает необходимость найти замену работнику, уходящему в отпуск, не всегда коллеги могут подхватить работу друг друга. При правильно спланированном графике отпусков работодатель может контролировать своевременность предоставления отпусков каждому работнику и не допускать накапливания ежегодных оплачиваемых отпусков, тем самым нарушая законодательство предусматривающее обязательный отдых для всех работников.

- Казалось бы, что может быть приятнее отпуска: законно заработанный отдых, который оплачивает работодатель. Но, наверное, каждый работник отдела кадров встречался с сотрудниками, которые по разным причинам не желают идти в отпуск?

- Да, такие случаи есть, НО каждый работодатель знает, что непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда является грубым нарушением законодательства и прав работников. Поэтому обязанность работодателя отправить всех работников отдыхать по графику.

- Как в организации происходит отправка сотрудника в отпуск?

О том, что работнику пора идти отпуск, работодатель обязан оповестить работника под подпись не позднее, чем за две недели до его начала. Законодательством четко не закреплено как работодатель должен это сделать, поэтому есть разные варианты: кто-то из работодателей рассылает каждому сотруднику уведомление о начале отпуска, кто-то добавляет в график отпусков колонку «подпись работника» и тем самым работник в момент ознакомления с графиком автоматически знакомится с предстоящими отпусками на год.

- И что, сотрудники всегда идут в отпуск по графику?

Жизнь вносит свои коррективы, и по согласованию с работодателем отпуск может быть предоставлен работнику по его заявлению в удобное для него время, не смотря на график. Главное не забыть написать заявление и вовремя предоставить его в отдел кадров.

- Расскажите, в каких случаях я могу пойти в отпуск не по графику?

- Например, законодательством предусмотрен отпуск супругу, если его жена находится в отпуске по беременности и родам.

- Часто работники задают вопросы: а где мои неиспользованные дни отпуска за 2017 год?

- По этому поводу могу сказать, что не бывает отпуска за 2016, 2017 или 2018 год, есть период отпуска с даты трудоустройства. Поэтому если работник пришел на работу, например, 11 ноября 2016 года, не может у него быть 28 дней отпуска за 2016 год, есть 28 календарных дней за период с 11 ноября 2016 года по 10 ноября 2017 года.

- А про дополнительный отпуск что можете сказать?

- Есть категории работников, которым положены дополнительные отпуска. Это связано с особенностями работы, например, работа в условиях ненормированного рабочего времени. Дополнительным отпуском компенсируется работа во вредных условиях, а также льготным категориям работников. Количество дополнительных дней отпуска может быть прописано как в федеральном законодательстве, так и закрепляться локальными нормативными актами организации. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

- А что будет, если вдруг заболел в отпуске?

- Тут все просто, предоставляйте больничный лист, пишите заявление. По вашему заявлению работодатель либо продлит вам отпуск на дни болезни, либо предоставит их в другое время.

- А если начальник просит срочно выйти из отпуска, правомерно ли это?

- Иногда возникает необходимость отзыва работника из отпуска. Это разрешено сделать только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Нельзя отозвать из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

- Что делать если все-таки в отпуск пойти не удается (конечно, с моего согласия)?

- В случае, если ваш отпуск превышает 28 календарных дней, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, по письменному заявлению работника можно заменить денежной компенсацией. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Вы можете получить деньгами и потратить на свое усмотрение.

Часто сотрудники спрашивают: если у меня остались с прошлого года 7 дней из 28 дней ежегодного отпуска, могу я их заменить денежной компенсацией? Ответ: «Нет, не можете», так как денежной компенсацией мы можем заменить только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней в год, а неиспользованные дни в прошлом году вы должны потратить не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлялся.

Не возможна замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях, за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

- О, а что при увольнении есть особенности?

- Конечно, если в период работы, вы не использовали положенные вам дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска, то при увольнении работодатель выплатит денежную компенсацию за все эти дни. А также свое право на отпуск можно реализовать, взяв отпуск с последующим увольнением, при этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Теперь вы знаете основные тонкости, касающиеся предоставления отпусков, и я уверена, что вы не столкнетесь с неприятными сюрпризами. А фраза: «Хочу в отпуск!» будет вызывать только самые приятные ассоциации.

Другая аналитика

Отпуск: разговор по душам. Все тонкости оформления

Читайте статью специалиста по кадрам нашей компании. В ней вы найдете ответы на любые вопросы об оформлении отпуска, порядке и сроках его оплаты, правах работника и работодателя и многом другом.

Подпишитесь на нашу аналитику и станьте
одним из первых, кто будет в курсе всех новостей