Дистанционная работа в период пандемии

В период пандемии одним из способов компании удержаться на плаву, не прекращая своей деятельности, является перевод сотрудников на удаленную работу. Особенно это касается компаний, которым указами Президента РФ запрещено работать. Работодатели не могут проигнорировать требование государственных органов и обязаны им следовать. Но при этом запрета на перевод сотрудников на дистанционную работу нет. Минтруд в своих рекомендациях от 26.03.2020 года  указывает, что удаленно могут трудиться сотрудники тех организаций, для которых установлен запрет на деятельность в период пандемии. Хотелось бы отметить, что в Трудовом кодексе РФ нет такого понятия, как удаленная работа, которое используется в последних нормативных документах государственных органов. Есть глава 49.1,которая описывает особенности работы дистанционных работников. Возможно, в скором времени соответствующие изменения будут внесены в трудовое законодательство, но пока мы исходим из того, что есть в кодексе, а именно – из особенностей дистанционной работы. Итак, что нужно сделать работодателю для законного оформления удаленной работы сотрудников.

1. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если перевод ваших сотрудников на удаленный режим работы произошел очень быстро, и вы не успели оформить соответствующие документы, то волноваться вам не очем. Вы сможете это сделать сразу, как только появится такая возможность. Конечно, не советуем затягивать с этим. Минтруд в своих разъяснениях использует такое понятие, как электронный образ документов. Мы полагаем, что это означает скан документа, подписанного работником, или его фотография, которыйможет быть отправлен с электронной почты сотрудника в адрес работодателя – на его электронную почту или через корпоративный портал. Итак, вы должны подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника об условиях его перехода на удаленный режим работы. В соглашении вам нужно будет отразить следующие моменты:

• указать, что работу сотрудник будет осуществлять удаленно, без нахождения в офисе работодателя. В качестве места работы достаточно указать город, где работник будет выполнять свою трудовую функцию.
• прописать условия выполнения дистанционной работы: способ обмена документами, осуществления контроля со стороны работодателя за выполнением работы, сроки ответа работника на запросы работодателя, предоставление отчетов о выполненной работе
• обязательно указать дату окончания дистанционного режима работы, потому что в противном случае при несогласии работника возвращаться в офис по окончании пандемии вам придется проводить процедуру изменения определенных сторонами условий трудового договора, согласно статье 74 ТК с уведомлением работника за два месяца.

Многие работодатели боятся менять условия по оплате труда при переходе на дистант. Но этого не стоит опасаться. Ведь если у сотрудника снизился объем работы, если он не сможет выполнять часть своих обязанностей в силу того, что не находится в офисе, то вы смело можете, снизив ему объем выполняемой работы, изменить условия его оплаты труда. Для этого в соглашении указываем конкретные обязанности, которые будет выполнять работник в пределах его трудовой функции, и они должны быть в меньшем объеме, чем, если бы сотрудник трудился в офисе. Еще одним из способов снижения заработной платы дистанционного работника может быть установление ему неполного рабочего времени с оплатой пропорционально фактически отработанному времени. Однако мы не рекомендуем целенаправленно снижать сотруднику нормы выработки, если это не соответствует действительности.

Дополнительное соглашение с работником не подписывайте задним числом подписывайте текущей датой, но с фактическим началом действия его условий. Подписанным соглашением стороны могу обменяться с помощью вышеназванных нами электронных образов, с последующим обменом бумажными документами при выходе на работу.

Если у вас в компании налажен электронный документооборот с использованием цифровых подписей, то ваш процесс обмена документами становится еще проще и удобнее. Но об этом у нас будет отдельная статья.

2. Утвердить временный регламент об оплате труда работников.

Ни для кого не секрет, что работники, послушав выступления нашего Президента по телевизору, могут потом прийти к работодателю с вопросом, связанным с оплатой труда. Они услышали, что Президент объявил нерабочие дни с сохранения заработной платы и могут потребовать двойную оплату за свою работу просто потому, что компания то работать не должна, а они работают. Чтобы избежать этих проблем мы советуем вам разработать в компании временный регламент по оплате труда дистанционных работников. В регламенте необходимо прописать следующие основные моменты:

• порядок расчета нормы. Вопрос в том, чтобы сохранить сотрудникам норму рабочего времени, которая была установлена в производственном календаре на текущий рабочий год. В этом случае у сотрудников не возникнет переработок.
• определение стоимости одного часа работы. Необходимо четко прописать алгоритм расчета стоимости одного часа работы для окладников, для сотрудников с часовой тарифной ставкой и т.п.
• определение нерабочего дня. В Трудовом кодексе РФ нет такого понятия, как нерабочий день, поэтому работодатель вправе установить свое толкование этого понятия в локальном акте. Вы можете указать, что нерабочий день не относится к выходным или нерабочим праздничным дням, поэтому его оплата производится в обычном, а не в повышенном размере.

В регламенте еще можно отразить вопросы, связанные с датами выплаты заработной платы (если сотрудники у вас работают, то вы должны соблюдать 15-дневный срок для выплаты заработной платы), с оплатой нерабочих дней сотрудникам, которых вы не можете в силу их трудовой функции перевести на дистанционку, также указать, что для этой категории сотрудников норма дней будет иной, сниженной по сравнению с предыдущим производственным календарем, прописать что входит в состав сохраняемой за такими работниками заработной платы.

3. Разработать положение о дистанционном режиме работы.

Мы рекомендуем разработать такое положение, и в нем четко прописать все нюансы дистанционной работы. В этом случае при подписании с сотрудником дополнительного соглашения к трудовому договору вам нужно будет только ознакомить его с данным положением под подпись, а в соглашении отразить только самые основные вопросы, касающиеся его персонального режима работы и оплаты труда. Предусмотрите в положении определение электронных образов документов, электронной цифровой подписи (если вы решите и в дальнейшем использовать труд дистанционных работников в компании). Также рекомендуем отразить вопросы, связанные с охраной труда дистанционных работников.

С положением и регламентом вы должны обязательно ознакомить сотрудников, возможно при помощи тех же электронных образов документов. А при выходе на работу собрать «живые» подписи сотрудников в листах ознакомления.