Тонкости адаптации персонала

Каждый из нас, приходя на новое место работы, пытается максимально быстро влиться в работу и начать качественно выполнять свои обязанности. Для работодателя эта задача тоже очень актуальна, так как чем быстрее новичок вольется в коллектив и узнает специфику организации, тем быстрее он начнет приносить пользу компании. Поэтому во многих компаниях разрабатываются системы адаптации персонала.

Цели системы адаптации персонала

• Снижение материальных затрат при приеме нового сотрудника. Приходя на новое место, работник плохо ориентируется в структуре и особенностях организации, следовательно, не может сразу качественно выполнять свои обязанности, что влечет за собой потерю рабочего времени, затраченного на выяснение новичком схемы взаимодействия с другими сотрудниками и структурными подразделениями, медлительность при принятии решений, боязнь ошибки из-за отсутствия информации. Все это отрицательно сказывается на результатах труда работника и, соответственно, отражается на получении прибыли компанией.
• Снижение уровня стресса у новичков, вызванного прохождением срока испытания. На первый взгляд кажется, что все вопросы решили еще на собеседовании. Обсудили основные обязанности, выявили умения и навыки кандидата, но в ходе выполнения поставленных задач может оказаться, что работодатель ожидал от нового сотрудника не совсем то, о чем говорилось на собеседовании, так же, как и сотрудник от компании. Мероприятия, проводимые в рамках системы адаптации, включая обратную связь непосредственного руководителя новичка на протяжении всего срока испытания позволяют избежать неприятных сюрпризов как работнику, так и работодателю.
• Уменьшение текучести кадров. Не секрет, что многие сотрудники, придя в организацию и оказавшись один на один с рабочими проблемами и не находя поддержки в адаптационный период, начинают искать новое место работы. И потери тут несут обе стороны: и работник, и работодатель. Работник лишается средств к существованию, ему нужно опять искать работу: отслеживать появившиеся вакансии, рассылать резюме, проходить собеседования, ждать ответа и т.д. А работодателю приходится опять размещать вакансию, читать горы резюме, выбирать подходящих кандидатов, проводить тестирования и собеседования. На это тратятся силы, время и материальные ресурсы. Система адаптации позволяет решить эту задачу.
• Снижение временных затрат работника и руководителя. Поскольку адаптация проходит по определенной программе, это позволяет экономить время руководителя и нового сотрудника.
• Повышение удовлетворенности работой и вовлеченности новых сотрудников, а также развитие позитивного отношения к организации, коллективу и выполняемой работе. На работе большинство из нас проводит значительную часть времени, поэтому очень важно чувствовать себя там комфортно. Для каждого из нас важны забота и внимание, следовательно, ощущая с первых дней работы стремление работодателя создать новичку максимально удобные условия существования в организации, он быстрее «вольется» в коллектив и в работу.

Что включает в себя система адаптации персонала

В данном вопросе нет каких-то единых стандартов и рецептов, каждый работодатель создает эту систему под нужды своей организации, стараясь сделать максимально комфортным и быстрым вхождение в коллектив новых членов команды. Рассмотрим несколько вариантов.

1. Welcome-тренинг

Это рассказ о компании, о целях, задачах, миссии. Может быть выполнен в виде презентации, может быть в виде книги, в которой новый сотрудник знакомится с первыми лицами компании, с историей создания компании, с ключевыми сотрудниками, с перспективами развития. Полезно размещать в таких презентациях яркие карьерные взлеты сотрудников компании, чтобы повышать мотивацию новичков к развитию, а также рассказывать о корпоративной культуре, традициях, совместных мероприятиях. Задача Welcome-тренинга показать и раскрыть лучшие стороны компании, чтобы у новичка появилось желание стать частью команды, расти и развиваться именно в ней.

2. Дневник прохождения срока испытания

Для того, чтобы снизить уровень стресса новых сотрудников, связанный с прохождением срока испытания можно разработать Дневник прохождения срока испытания и документально закрепить все достигнутые договоренности. Подробно прописать задачи и наставника, курирующего сотрудника. Задачи желательно располагать, используя метод постепенного усложнения заданий и разработать понятную систему оценки деятельности работника. Таким образом новый сотрудник точно знает, что он должен выполнить в период срока испытания и какой получить результат, а также к кому обратиться за помощью. Во время этого ответственного и волнительного периода работы необходимы периодические встречи с наставником, руководителем, либо сотрудником службы персонала, чтобы выявить сложности в работе и вовремя подкорректировать действия нового работника, для получения наилучшего результата.

3. Система наставничества

Для того, чтобы новому сотруднику было легче и быстрее влиться в работу, за новичком можно закрепить наставника. У руководителя не всегда есть время посвящать новичка во все тонкости работы, а более опытный сотрудник в процессе работы может обратить внимание на особенности и помочь новому работнику быстрее освоить все нюансы. Для того, чтобы наставникам было легче выполнять свои обязанности и исключить ситуации, когда что-то просто забыли сказать, желательно разработать программу обучения для наставников. Наставником может стать любой сотрудник, качественно выполняющий свои обязанности и умеющий передавать знания. Дело это не легкое, поэтому статус наставников нужно повышать и мотивировать сотрудников на передачу знаний.

4. Рассылка о новом сотруднике

Чтобы все сотрудники организации познакомились с новым работником можно на доступном всем ресурсе размещать интервью с новичком. Предложив ответить на ряд вопросов, касающихся образования, опыта работы, увлечений, любимых книг и домашних животных, мы получим интересный и неформальный рассказ, который сделает более приятным и легким общение, а также познакомит всю команду с новым сотрудником.

5. Совместные обучения

Быстрее всего сближают людей общие «трудности». Совместные обучения, тренинги, специализированные курсы способствуют скорейшей адаптации новых сотрудников. Выбор здесь огромный. Это могут быть отдельные занятия для новичков, что поможет им сблизиться и помогать друг другу. Это могут быть совместные обучения для определенной категории сотрудников: по должности, подразделению, или любому другому признаку. Суть в том, что чем больше новому сотруднику придется взаимодействовать с окружающими, тем быстрее он адаптируется в коллективе и станет полноправным членом команды.

Конечно, не в каждой организации есть ресурсы для разработки систем адаптации. Делать это должны специалисты высокого уровня, чтобы не превратить важную и нужную идею адаптации персонала в рутинно-бюрократическое заполнение никому не нужных бумаг. В этом могут помочь консалтинговые организации, располагающие специалистами необходимого уровня и опытом работы с разными организациями. Компании, работающие в данном направлении, т.е. оказывающие услуги по управлению персоналом, зачастую имеют готовые, отработанные схемы систем адаптации и помогут быстро и качественно подкорректировать их под вашу организацию. Либо разработать для вас новую систему адаптации, отвечающую всем требованиям вашей компании.