Благодаря новым технологиям для многих людей работа вне офиса стала реальностью, и современные работодатели охотно пользуются услугами дистанционных работников и фрилансеров. Давайте разделим понятия «фрилансер» и «дистанционный работник». Некоторые работники и работодатели зачастую их путают, хотя разница весьма существенная. С работником-дистанционщиком заключается трудовой договор, его должность предусмотрена штатным расписанием, он подчиняется локальным нормативным актам работодателя и у него четко прописан график работы. Фрилансер же не связан трудовыми отношениями с работодателем, делает разовую работу и работает, как правило, по свободному графику.
Плюсы дистанционной работы
На наш взгляд, для работодателя одним из главных плюсов работы с дистанционным работником является экономическая выгода. Она складывается из экономии на аренде помещения, отсутствия необходимости покупать, ремонтировать ПК и оргтехнику, в отсутствии необходимости проводить специальную оценку условий труда на рабочем месте. Для работника экономия складывается из возможности сэкономить на ежедневных поездках в офис и обратно, на обедах в близлежащих кафе, на отсутствии необходимости соблюдать дресс-код (во многих современных компаниях это предусмотрено внутренними положениями). В трудовом договоре с дистанционным работником можно предусмотреть дополнительные условия для увольнения работника.
Минусы дистанционной работы
Далеко не все работодатели готовы работать с удаленными сотрудниками, и не все работники мечтают работать в таком формате, несмотря на вышеуказанные плюсы. Для некоторых важен фактор личного общения, возможность решить возникшую проблему непосредственно на рабочем месте. Многие руководители старой формации не понимают, как проконтролировать работает сотрудник или нет и насколько эффективно, если он не отсидел положенное количество часов в офисе. Это по большей части касается руководителей, ориентированных на процесс, а не на результат работы. Одним из недостатков удаленной работы является отсутствие у сотрудника причастности к компании, отсутствие связи с коллегами. Связано это с тем, что в процессе удаленной работы коммуникации сводятся только к виртуальному взаимодействию. Также от работников требуется высокий уровень самодисциплины, потому что при работе из дома важно не отвлекаться на бытовые дела и на членов семьи. Из этого очевидно, что не все сотрудники могут работать из дома с той же эффективностью что и из офиса. Для кадровиков проблемы заключаются в сложности оформления отсутствия на рабочем месте, расследования несчастного случая на производстве (да, даже если он произошел в квартире работника в рабочее время, все равно его необходимо расследовать) и в других ситуациях, когда требуется законодательное соблюдение сроков ознакомления работника с документами, фиксации дисциплинарного проступка и в других случаях.
Как оформить кадровые документы на дистанционного работника
Если вы как работодатель приняли решение принять в штат дистанционного работника, то при организации работы с ним и при оформлении документов вам нужно будет учесть ряд нюансов. В трудовом договоре и в приказе о приеме на работу обязательно должно быть отражено следующее:
- указание на дистанционную работу;
- указание на то, что сотрудник трудится вне места расположения работодателя, при этом необходимо указать населенный пункт (можно ограничиться наименованием города), в котором фактически будет осуществлять трудовую деятельность работник;
- условие о том, что работа будет осуществляться с использованием сети Интернет, а обмен документами с работодателем осуществляется посредством электронного документооборота.
Мы привели только несколько обязательных пунктов, которые должны быть включены в текст трудового договора, на самом деле их гораздо больше. По смыслу главы 49.1 Трудового кодекса РФ о дистанционных работниках, у таких работников должна быть электронная цифровая подпись (ЭЦП), потому что все взаимодействия с работником, вплоть до ознакомления с внутренними нормативными актами, происходит в электронном виде. Трудность заключается в том, что в законе нет четкой обязанности работника оформлять ЭЦП. Но наличие ЭЦП наиболее разумно, потому что защищает работника и работодателя от неправомерных действий, связанных с подписанием документов, является доказательством реального ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами работодателя, позволяет избежать неудобств и затрат связанных с пересылкой документов на бумажных носителях. Но при этом некоторые документы, например, листок нетрудоспособности или трудовая книжка (закон о переводе трудовых книжек в цифровой формат пока не начал действовать) должны быть переданы работодателю в оригинале и в этом случае не избежать пересылки документа почтой. Во многих компаниях уже принимаются листки нетрудоспособности в электронном формате, но пока эта практика развита не повсеместно, к тому же работник по своему усмотрению может выбрать форму листка нетрудоспособности: электронную или документальную.
Работник может перевестись, с согласия работодателя на дистанционную работу, если до этого он работал в офисе. Для этого достаточно заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.
Что касается ведения трудовой книжки, то по соглашению сторон трудовую книжку на дистанционного работника можно не вести, этот вопрос оговаривается на этапе подписания трудового договора (хотя, впоследствии работник может передумать). Но это касается только тех, кого вы изначально принимаете на работу в удаленном формате. Если офисный сотрудник переведен на удаленный формат и впоследствии решит уволиться, то внести запись об увольнении в трудовую книжку необходимо.
Многих работодателей интересует вопрос: как же быть с обязанностью работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения? Решением данной проблемы может быть указанная сотрудником в заявлении просьба об отправке его трудовой книжки по указанному им адресу.
Региональные особенности удаленной работы
Еще одним из нюансов оформления дистанционного работника является то, что если дистанционный сотрудник работает в регионе, где установлен районный коэффициент и/или процентная надбавка за стаж работы в определенных местностях, то при расчете его заработной платы это необходимо учитывать. Это связано с тем, что права, связанные с северными надбавками, возникают в зависимости от места фактического осуществления работником своих обязанностей, вне зависимости от того где зарегистрирован или фактически находится работодатель. В любом случае в трудовом договоре необходимо прописать обязанность для работника уведомить работодателя о смене региона, если сотрудник решит переехать. На эту же ситуацию можно посмотреть с обратной стороны. Если работодатель находится в местности, приравненной к районам Крайнего Севера или приравненных к ним областях, когда работнику необходимо оплачивать районный коэффициент, то ему ничего не мешает взять на работу дистанционного сотрудника из местности, где районного коэффициента нет, что положительно скажется на издержках компании.
В заключении можно сказать, что, несмотря на все плюсы или минусы дистанционной работы важно понимать, что переход на такой формат работы потребует от работодателя и руководителей подразделений подходов, ориентированных на результат, к организации работы сотрудников, корректного оформления документов и соблюдения трудового законодательства в части предоставления компенсаций, оплаты труда. Наши специалисты всегда готовы вам помочь с консультацией по данному вопросу и с оформлением документов.
