Проблема

Клиент, юридическое лицо, начинает готовить график отпусков на 2022 год и обратился к нам за консультацией со следующими вопросами:

  1. Обязан ли работодатель спрашивать у сотрудников их пожелания относительно дат ухода в ежегодный отпуск. Если такой обязанности нет, то как быть со льготными категориями граждан.
  2. Что делать, если в середине года выяснится, что работнику полагается удлиненный отпуск, а в графике он запланирован на 28 календарных дней.
  3. Как законно уведомить сотрудника о дате начала отпуска с минимизацией трудозатрат на этот процесс.
  4. Если сотрудник в предыдущем календарном году использовал отпуск авансом, можно ли ему запланировать отпуск меньше 28 календарных дней.

Клиент попросил разъяснить некоторые вопросы, связанные с графиком отпусков и предоставлением ежегодных отпусков льготным категориям граждан

Решение

Специалист по трудовому праву ответил на вопросы клиента:

  1. Трудовым кодексом Российской Федерации не предусмотрена обязанность для работодателя спрашивать у работника желаемые даты ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск. Работодатель имеет право распределить отпуска по собственному усмотрению, в зависимости от производственной необходимости, распределения нагрузки на подразделение. Однако, если среди сотрудников есть льготные категории граждан, то отпуск им предоставляется в удобное время, для внесения дат отпуска необходимо запросить у работников информацию по датам. Например, отпуска в удобное для них время предоставляются по желанию следующих категорий работников:
  • одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка – инвалида в возрасте до 18 лет;
  • несовершеннолетнему работнику;
  • работникам, отозванным из ежегодного отпуска;
  • работникам, которые награждены знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР»;
  • супругам военнослужащих при предоставлении отпуска одновременно с отпуском другого супруга;
  • работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет, до достижения младшим из детей возраста четырнадцати лет, а старшим – восемнадцати лет. Такое право есть как у женщины, так и у мужчины.

При этом сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие право на предоставление отпуска в удобное для него время (свидетельства о рождении детей, удостоверение донора и пр.).

  1. Для того, чтобы у работодателя не было проблем, если работник скроет от него при трудоустройстве факт инвалидности, мы рекомендуем прописать в Правилах внутреннего трудового распорядка организации порядок предоставления льгот в данном случае, а именно, что льготы будут предоставлены только после предоставления подтверждающих документов и заявления от работника. А если при приеме на работу работник не сообщит данный факт работодателю, то в данном случае работодатель не будет нести ответственности за не предоставление льгот такому работнику. Поэтому, если работник в середине года принесет подтверждающие инвалидность документы, то удлиненный отпуск ему будет рассчитываться, начиная с даты их предоставления.
  2. В Трудовом кодексе РФ сказано, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Для того, чтобы работодателю минимизировать трудозатраты на уведомление работника о дате его отпуска мы рекомендуем сделать два шага:
  • Утвердить приказом по компании собственную форму графика отпусков (унифицированная форма очень неудобна для применения) и внести в него два столбца: в первом работник будет ставить дату ознакомления с графиком – дату утверждения графика и подпись, во втором столбце работник, в случае разделения отпуска на части, будет ставить подпись, подтверждающую его согласие на данное разделение. Исходя из логики кодекса уведомление работника за две недели до окончания календарного года соответствует требованию уведомить не ранее, чем за две недели. Главное требование – не позднее этого срока.
  • Отправлять работникам на адрес электронной корпоративной почты, в которую работник входит, используя персональный логин и пароль, извещение об отпуске за две недели до даты его начала. Данный способ уведомления необходимо также легализовать в компании, например, прописать в Правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми все сотрудники знакомятся под подпись в обязательном порядке. Извещение об отпуске необходимо отправить по электронной почте с уведомлением о прочтении.
  1. Если работник уже перерасходовал свой отпуск, то вы можете запланировать в графике отпусков столько дней ежегодного отпуска, сколько у него накопится на дату ухода в отпуск. Однако, такой способ планирования может нести риски и проверяющий Государственной инспекции труда может обвинить работодателя в том, что он некорректно распределил дни отпуска сотруднику и сам виноват в сложившейся ситуации, а работник все равно имеет право отгулять в году 28 календарных дней. В таком случае рекомендуем планировать отпуск такому сотруднику на конец года, если он не относится ко льготным категориям граждан, чтобы у него накопилось больше дней отпуска.

Особенность

Работодатель может разными способами уменьшить свои трудозатраты при планировании отпусков сотрудникам, самое главное, грамотно оформить все кадровые документы.