Статья поможет минимизировать риски при составлении решения органа управления ООО и для правильного оформления решения в форме протокола. В действующем законодательстве Российской Федерации оформление волеизъявлений органов управления обществ с ограниченной ответственностью различаются лишь по количеству участников таких обществ:
- Для обществ с единственным участником оформляется «Решение».
- Для обществ с множественностью участников – решение оформляется «Протоколом».
Примечание: многие считают, что именно протокол является решением, однако это вовсе не так, хоть такие документы и приравниваются в практике (когда банк запрашивает протокол о назначении единоличного исполнительного органа, контрагент запрашивает протокол о предоставлении согласия на совершение крупной сделки): решение это волеизъявление участника (ов), протокол является документом/юридическим актом, который подтверждает, что такое решение было принято в ходе проведения регламентированных процедур собрания: уведомления, ознакомления с материалами, проведение встречи, обсуждение вопросов, голосование. С теоретической точки зрения правильно выражение «решение (я), оформленное (ые) протоколом», так как протокол – это запись происходившего на собрании с письменным фиксированием волеизъявления участников и принятых решений.
Первый лист решения и решения, оформленного протоколом, следуетоформлять на бланке общества, который содержит идентифицирующие сведения о нем (например ОГРН, ИНН, адрес местонахождения). Минимальным идентифицирующим реквизитом будет наличие ОГРН или ИНН – это номера, присваиваемые налоговыми органами при регистрации юридического лица, которые не изменяются в течение всего срока существования такого юридического лица.
В настоящее время в практике встречаются очень много решений и решений, оформленных протоколом, в которых указываются наименование юридического лица и адрес его местонахождения, однако этих сведений не всегда достаточно и в редких, но возможны случаях такие реквизиты могут совпадать, что не будет с ОГРН/ИНН.
Согласно абз.1 ст.6 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы являются открытыми и общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с абзацами вторым и третьим настоящего пункта, а также с Федеральным законом «О международных компаниях».
Согласно абз.2 ст.6 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» сведения о номере, о дате выдачи и об органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица, содержащиеся в государственных реестрах, могут быть предоставлены исключительно органам государственной власти, иным государственным органам, судам, органам государственных внебюджетных фондов, государственной корпорации “Агентство по страхованию вкладов” в случаях, предусмотренных федеральными законами, и в порядке, установленном актами Правительства Российской Федерации. Данное ограничение не применяется при предоставлении содержащих указанные сведения копий учредительных документов юридических лиц, а также сведений о месте жительства индивидуальных предпринимателей, которые предоставляются в порядке, установленном пунктом 5 настоящей статьи.
В целях сокрытия информации об участниках, принятых решениях от доступа любых третьих лиц рекомендуем в каждом решении, решении оформленным протоколом указывать паспортные данные участников. Однако несмотря на законодательный запрет по раскрытию таких сведений, в некоторых территориальных органах налоговой службы могут «пропустить» его и предоставить такие документы – в нашей практике такое случалось в ИФНС России по городу Домодедово Московской области, Межрайонной ИФНС России №13 по Московской области в 2015-2016 годах.
В дополнение отмечаем, что документы, позволяющие точно идентифицировать участника (ов), являются показателем высокой юридической техники выполнения документа со стороны исполнителя, а следовательно и организации, в которой он работает.
Обязательные реквизиты решения, оформленного протоколом (о результатах очного голосования), установлены. 4 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ. Однако в них не указано, как конкретно стоит расписывать такие реквизиты.
Как заполнить реквизиты в протоколе?
- Дата проведения собрания – прописывается для возможности исчисления сроков (например по оспариванию, соблюдения обязывающей действий, предписанных законодателем (реорганизация). Расписывается по формуле: «Дата, месяц, год»;
- время проведения собрания – прописывается для определения явки и регистрации участника к собранию, указывается только для соблюдения интересов участников. Считаем возможным применять аналогию по акционерным обществам – п. 1.1.1 гл. I ч. «Б» Кодекса корпоративного управления (Письмо Банка России от 10.04.2014 N 06-52/2463), обществу рекомендуется создать максимально благоприятные возможности для участия в общем собрании. Расписывается по формуле: «часы:минуты»;
- место проведения собрания – прописывается место нахождения общества. Проведение собрания вне места нахождения расценивается как существенное нарушение порядка созыва собрания (например, из-за труднодоступности места, неоправданных расходов на транспорт для участников), что находит свое подтверждение в Постановлении Президиума ВАС РФ от 22.02.2011 N 13456/10 по делу N А33-15463/2009. Расписывается в соответствии с адресом местонахождения, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, в хронологическом порядке начиная с самого крупного адресного элемента, например: «РФ, Москва, ул. Щепкина, д. 187, корп. 3, стр. 4, эт. 5, пом. IV, комн. 7». Требования к индексу законодателем не установлено, поэтому допускаем написание;
- сведения о лицах, принявших участие в собрании – прописывается для определения кворума (п.6 ст. 43 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Расписывается по формуле: «Гражданство, ФИО, дата рождения, место рождения, пол, серия и номер паспорта, орган и дата выдачи паспорта, код подразделения, адрес регистрации»;
- результаты голосования по каждому вопросу повестки дня–прописывается количество голосов (в процентном соотношении) и номинальная стоимость долей участников с разделением на столбцы «ЗА», «ПРОТИВ», «ВОЗДЕРЖАЛСЯ». Законодательно не установлено, но считаем возможным применять аналогию по акционерным обществам – абз. 15 п. 4.33 Положения об общих собраниях акционеров (утв. Банком России 16.11.2018 N 660-п);
- сведения о лицах, проводивших подсчет голосов–прописывается, как правило секретарь или иное лицо присутствующее при проведении собрания, на которое возложены функция подсчета голосов;
- сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол–прописываются в рамках результатов по голосованию для возможности применения выкупа доли (абз.2 п.2 ст. 23 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»), оспаривания решения (п.1 ст. 43 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Кроме того существуют отдельные реквизиты, необходимые для указания в протоколе о результатах заочного голосования, установленные п. 5 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ.
Рассмотрим подробнее:
- дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества – обозначение сроков для выражения воли по вопросам, поставленным на голосование. Расписывается по формуле: «Дата, месяц, год».
- сведения о лицах, подписавших протокол –так как заочное голосование производится посредством направления участниками в адрес общества бюллетеней, которые подписываются такими участниками, законодатель закрепил необходимость удостоверения такого документа иначе протокол был бы без подписей вовсе и для подтверждения волеизъявления участников нужно было бы предоставлять бюллетени с последующим пересчетом голосов. Также это условие пп.3 п.3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ, где для подтверждения принятия решения участниками, необходимо обозначить способ подтверждения факта принятия решения. Как правило в повестку дня с помощью заочного голосования добавляется вопрос о подтверждении факта принятия решения путем подписания такого протокола определенными лицами.
Одним из главных элементов протокола являются формулировки вопросов повестки дня, которые следует указывать в предложном падеже, например:
- О предоставлении согласия на совершении крупной сделки с ООО «ХисХолд-Ко»;
- О продлении полномочий единоличного исполнительного органа;
- Об утверждении устава в новой редакции;
- Об утверждении порядка принятия решений на собрании и состава участников, присутствовавших при их принятии.
На законодательном уровне не закреплена необходимость отражения в протоколе общего собрания участников перечня вопросов повестки дня, однако недопустимо их не указывать если преследуется цель упрощения прочтения решения, оформленного протоколом.
Вопрос в отношении избрания председательствующего может не включаться в повестку дня так как носит процессуальный характер (п.5 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Важно отметить, что в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» термины «Председательствующий» и «Председатель» имеют разные смысловые значения:
Председательствующий – это процессуальная должность. Он избирается при каждом проведении собрания участников общества из числа присутствующих, то есть существует только во временных рамках от начала до окончания проведения собрания участников общества. При проведении собрания участников общества с помощью заочного голосования – должность председательствующего не может существовать логически, однако вопреки существующим нормам он должен подписывать протокол (пп.2 п.2 ст. 67.1, п.3 ст. 181.2 ГК РФ).
Председатель – это перманентная должность. Исходя из формулировок закона председатель Совета директоров существует вне проведения собраний (абз.3 п.2. ст. 32, п. 4 ст. 37, абз.2 п.1 ст. 40, п.3 ст. 42 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Несмотря на то, что единоличный исполнительный директор организует ведение протокола общего собрания участников – может быть назначен секретарь. В законе ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» такая процедура не предусмотрена, однако исходя из принципа диспозитивности гражданского права – это не запрещается. Секретарь назначается председательствующим без голосования участников общества.
После изложения всех вопросов повестки дня протокол составляется в количестве экземпляров равном количеству участников общества и один экземпляр для книги протоколов общества (абз.2 п.6 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Если протокол будет предоставлен в налоговый орган не следует его печатать с лицевой и оборотной стороны листа так как подача таких документов прямо запрещена законом (п.1.17 Требований к оформлению документов, представляемых в налоговый орган, утв. приказом ФНС России от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25@).
Протокол с повесткой дня об увеличении уставного капитала удостоверяется в отношении ООО ТОЛЬКО у нотариуса (п.3 ст. 17 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Руководствуясь пп.3 п.3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ подтверждаем, что принятие решения на собрании может быть подтверждено только подписями председательствующего и секретаря собрания, как указывает п.3 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ, что также находит свое подтверждение в судебных актах: Определение Верховного Суда РФ от 31.05.2018 N 310-ЭС18-5913 по делу N А54-939/2017, Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 03.03.2017 N Ф03-635/2017 по делу N А51-17062/2016. В случаях, когда подписание протокола возможно всеми участниками – лучше им воспользоваться, однако такой способ разумен, когда участников немного, когда как максимум в обществах с ограниченной ответственностью их может быть не более 50 человек.
Распространенный вопрос о необходимости печати на решении/решении, оформленным протоколом – нет, текущее законодательство Российской Федерации не устанавливает прямого требования к наличию печати на таких документах. Вместе с тем общество может предусмотреть это в своем устава или иных внутренних документах (например, положении об общих собраниях участников).
