Тема легализации документов (подтверждение подлинности и юридической силы документа), выданных на территории одного государства для использования на территории другого государства, представляет интерес как для юридических лиц (предоставление сертификата, подтверждающего статус иностранного налогоплательщика, документа, который планируется использовать в качестве доказательства в суде, пр.), так и для физических лиц (предоставление документа об образовании, гражданском состоянии и прочее).
Сразу нужно оговорить такой важный момент, что легализации подлежат только ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, к которым с точки зрения международного права (в сфере реализации норм о легализации документов) относятся:
– документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
– административные документы;
– нотариальные акты;
– официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.
К официальным документам в данном случае не относятся административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
В основном говорят о двух путях легализации Документа: «консульская легализация» и «апостилирование».
Кратко остановимся на первом из них.
1. Консульской легализацией иностранных официальных документов является процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания.
2. Консульское должностное лицо легализует официальные документы, которые предназначены для представления на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются Российская Федерация и государство пребывания. (прим.: Гаагская Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов 1961 года, Минская Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная в Минске 22 января 1993 г. будет рассмотрено далее).
3. Консульской легализации не подлежат иностранные официальные документы, которые противоречат законодательству Российской Федерации или содержание которых может нанести вред интересам Российской Федерации.
(ч.1.,2,3 ст. 27 Федерального закона от 05.07.2010 N 154-ФЗ “Консульский устав Российской Федерации”).
Консульская легализация иностранных официальных документов, предназначенных для использования на территории РФ, может быть осуществлена как на территории того государства, где эти документы выданы, так и непосредственно в Российской Федерации.
В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел (МИД) либо ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализируется в консульском учреждении РФ в данном государстве.
Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Департаменте консульской службы МИД России.
Такой документ оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала.
В целом можно охарактеризовать данную процедуру как продолжительную по времени, многоступенчатую и дорогостоящую.
Наиболее важным и актуальным представляется второй способ легализации документа, который был утвержден международным сообществом в целях упрощения процесса признания иностранных документов, а именно: в 1961 г. в Гааге была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов иопределяющая порядок проставления апостиля для стран-участниц Конвенции.
Упрощения легализации в соответствии с вышеназванной Конвенцией заключается в следующем:
-Каждое из договаривающихся государств освобождает от консульской легализации документы, на которые распространяется Гаагская Конвенция и которые должны быть представлены на его территории.
-Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.
– Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа (прим.: В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ за проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ).
– Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран – участниц Гаагской конвенции (!).
– Каждое договаривающееся государство назначает с учетом их официальных функций те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, о чем уведомляет министерство иностранных дел Нидерландов (В РФ к числу таких органов относятся Министерство обороны; Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки; Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии; Министерство юстиции и его территориальные органы; органы записи актов гражданского состояния).
– ВАЖНО, чтобы форма и содержание апостиля соответствовали утвержденным Конвенцией, а именно: апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом; он должен иметь форму квадрата со стороной не менее 9 сантиметров и полностью соответствовать образцу:
Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см.
APOSTILLE
│
│ (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
│
│ 1. Страна …………………………………………….
│ Настоящий официальный документ
│ 2. был подписан (фамилия) ………………………………
│ 3. выступающим в качестве ………………………………
│ 4. скреплен печатью / штампом (название учреждения)
│ …………………………………………………..
│ Удостоверено
│ 5. в ………………………. 6. (дата) ……………..
│ 7. (название удостоверяющего органа) …………………….
│ 8. за N ………………………………………………
│ 9. печать / штамп 10. подпись ………………………….
* он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок “Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)” должен быть дан на французском языке.
В том случае, если проставленный апостиль не отвечает вышеописанным требованиям, то документ с таким апостилем не будет считаться надлежащим образом легализованным (см.: Определение ВАС РФ от 20.07.2009 N ВАС-7426/09 по делу N А40-7480/08-68-127)).
– Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения и легализации (!).
Легализация и проставление апостиля могут не потребоваться, если международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур между договорившимися странами. Так Минской Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 г. предусмотрено, что документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным органом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены официальной печатью, не требуют на территории другой договаривающейся стороны какого-либо удостоверения (легализации). В отношении таких документов может быть потребован только их нотариально заверенный перевод. Минская Конвенция действует в отношении России со странами СНГ.
ЭТО ИНТЕРЕСНО:
Пункт 27. Информационного письма Президиума ВАС РФ от 09.07.2013 N 158
<Обзор практики рассмотрения арбитражными судами дел с участием иностранных лиц>
Доверенность от имени иностранного лица, выданная на территории иностранного государства, не является официальным документом и по общему правилу не требует обязательного удостоверения в виде консульской легализации или проставления апостиля.
Изложенное не препятствует суду в случае сомнений в отношении подлинности подписи, статуса лица, подписавшего доверенность, запросить дополнительные доказательства, подтверждающие полномочия лица, участвующего в деле. К числу таких доказательств может быть отнесена выданная иностранным лицом своему представителю нотариально удостоверенная доверенность с проставленным апостилем или легализационной надписью консула.
· Письмо ФНС России от 16.09.2013 N ОА-4-13/16590@
Сертификаты, подтверждающие статус налогоплательщика в качестве резидента соответствующей страны, подлежат апостилированию, если иное прямо не предусмотрено международным договором, регулирующим вопросы налогообложения.
Большинство международных договоров РФ об избежании двойного налогообложения подобных положений не содержит. В этой связи в последние годы при проработке проектов протоколов к договорам об избежании двойного налогообложения Россией предлагается включение пункта о том, что сертификат о резидентстве или любой иной документ, выданный компетентным органом Договаривающегося государства или его уполномоченным представителем, не требует легализации или апостиля для целей применения в другом Договаривающемся государстве.
Согласно положениям ст. ст. 232 и 312 Налогового кодекса РФ обязанность по представлению упомянутых выше сертификатов возлагается на иностранных налогоплательщиков. Поэтому отсутствие апостиля на таких документах не может служить основанием для привлечения налогового агента – российской организации к ответственности, предусмотренной частью первой НК РФ.
(Прим.: данное письмо содержит лишь информацию о позиции ФНС, в то время как в судах пока преобладает другой подход. Представляется целесообразным предварительно выяснить позицию своего налогового органа по данному вопросу).
· <Письмо> УФНС России по г. Москве от 10.02.2012 N 16-15/011596@
В рамках статьи 3 Гаагской конвенции, в соответствии со статьями “Взаимосогласительная процедура”, “Обмен информацией” действующих международных договоров об избежании двойного налогообложения, заключенных РФ с иностранными государствами, руководствуясь сложившейся международной налоговой практикой, компетентный орган по смыслу договоров об избежании двойного налогообложения (в России – Минфин России), в том числе в лице его уполномоченного представителя (в России – ФНС), на взаимной основе согласовал с компетентными органами (их уполномоченными представителями) ряда иностранных государств процедуру принятия официальных сертификатов, подтверждающих постоянное местопребывание (резидентство) без легализации или апостилирования.
К таким государствам относятся Республика Беларусь, Украина, Республика Молдова, Республика Казахстан, Республика Узбекистан, Киргизская Республика, Республика Таджикистан, Республика Армения, Азербайджанская Республика, Соединенные Штаты Америки, Республика Кипр, Словацкая Республика, Федеративная Республика Германия. (Прим.: В постановлении ФАС МО от 06.12.2012 №А40-25216/12-19-226 суд дополнил список Республикой Польшей).
Учитывая изложенное, не требуют апостилирования только те документы, подтверждающие постоянное местопребывание (резидентство) иностранных организаций, которые выданы уполномоченными органами указанных государств.
(Основание: письма Минфина России от 25.08.2006 N 03-03-04/4/141 и ФНС России от 04.09.2008 N 3-7-06/277@.)
______________________________
Источники:
“Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов” (Заключена в г. Гааге 05.10.1961)(вступила в силу для России 31.05.1992)
Федеральный закон от 05.07.2010 N 154-ФЗ “Консульский устав Российской Федерации”
Налоговый кодекс РФ
Информационные письма ФНС
Судебная практика
Правовая система «Консультант+»
_______________________________
Вера Шалыпина – юрисконсульт компании Alta Via
